Как компания ускорила согласование документов на 80%

Затраты на оплату труда сотрудников вспомогательных подразделений превышают все разумные пределы. При этом эффективность их работы вызывает сомнения: решения принимаются медленно, проводятся бесконечные совещания, рабочее время сотрудников тратится непродуктивно, а виновных в затягивании проектов не найдешь. Подобные проблемы знакомы многим производственным компаниям. Как их смогли решить на предприятии по производству композитных материалов? Делимся реальным опытом.

Рост компании вызвал проблемы управления

Инжиниринговая компания разрабатывает, конструирует и производит большую линейку композитных деталей для разных отраслей промышленности. В последние годы она активно растет: в 2019 году здесь работало около 500 человек, а в 2021-м – уже 800. Сегодня у нее пять производственных площадок: в Нижнем Новгороде, в Семеновском и Балахнинском районах Нижегородской области, Санкт-Петербурге, Твери и Саратове.

Одним из конкурентных преимуществ фабрики, по словам директора , является скорость разработки и исполнения заказов. К примеру, экстерьер и интерьер первого ходового образца низкопольного трамвая фабрика разработала и изготовила всего за 47 календарных дней. Но вместе с ростом объема заказов сроки реализации новых проектов начали увеличиваться. И причиной этого стали не конструкторско-производственные подразделения, а бэк-офис: бухгалтерия, HR, IT, административная служба и пр. Резко возросло время, которое требовалось на согласование документов между ними и производственными службами. Часть служебных записок терялась. Для коммуникаций использовалось множество разрозненных каналов и программ: мессенджеры, звонки, почта, 1С... А потому при нарушениях было сложно найти «концы», не говоря уже о безопасности хранения информации. Компании потребовалась автоматизация процессов управления бэк-офисом.

Как выбиралось программное обеспечение?

Изначально для повышения управляемости офисными бизнес-процессами руководство предприятия поставило задачу подобрать программу документооборота.

 Основными требованиями к программе были:

·         упорядочить процесс реализации заказ-нарядов;

·         автоматизировать все коммуникации по исполнению производственного заказа в рамках одной платформы;

·         обеспечить контроль исполнения поручений.

В 2018 году IT-служба компании начала поиск подходящего программного обеспечения и, по рекомендации коллег, остановила свой выбор на цифровой системе управления GANDIVA.

Аргументы выбора системы управления:

1.      возможность интеграции с существующей инфраструктурой на базе 1С;

2.      оперативное и простое обучение сотрудников;

3.      возможность использования единого стандарта взаимодействия и коммуникаций сотрудников;

4.      прозрачная система контроля поручений;

5.      наличие мобильного приложения.

Как проходило внедрение, и что пришлось преодолеть?

Однако с внедрением «Гандива» выяснилась необходимость провести реинжиниринг бизнес-процессов предприятия, поскольку принцип работы этой системы управления построен на договорах SLA. SLA (от английского Service Level Agreement) – это соглашение о предоставлении услуг одних подразделений компании другим. Благодаря такому договору подразделения компании становятся внутренними заказчиками друг друга и их работа оценивается по количеству и качеству выполненных задач.

Для этого все бизнес-процессы в служебных подразделениях описываются, формализуются, и на их выполнение устанавливаются нормативы: в какой предельный срок должна быть выполнена задача, сколько человеко-часов для этого необходимо …Установка подобных систем – это не очередное IT-решение, а смена парадигмы взаимодействия на всех уровнях и культуры коммуникаций. И соответственно, внедрение системы управления бэк-офисом нередко вызывает сложности, а то и саботаж персонала.

Возникли трудности.  Изначально многие сотрудники не поняли преимуществ системы и оказывали всяческое сопротивление: вместо использования «Гандива» продолжали «ходить ногами», звонили, решали вопросы устно. Многие руководители не умеют описывать и формализовывать бизнес-процессы. Ведь для этого нужно четко структурировать информацию, выделять составные части бизнес-процессов, составлять на них нормативы, распределять их по подчиненным…

«Гандива» упрощает отработку бизнес-процессов. Однако, управление бизнес-процессами даже с использованием этой системы – совсем не простая задача. Но качественный инжиниринг бизнес-процессов резко повышает эффективность персонала, поскольку становится очевидным, кто из сотрудников работает с полной отдачей, а кто – недорабатывает.

Доказать необходимость такой работы помогли первые успехи. Например, из-за особенностей бизнеса «Фабрики композитов» ее сотрудники довольно часто ездят в командировки. Казалось бы, оформление командировок – это пример элементарного бизнес-процесса, но сотрудникам приходилось ходить по разным кабинетам и дожидаться в приемных, когда у того или иного руководителя будет время подписать документ. Занимались этим три специалиста, которые зачастую не успевали подготовить все необходимые документы вовремя. Автоматизация бизнес-процесса оформления командировок сократила время хождения по кабинетам до ноля, а количество сотрудников – до одного.

Какие результаты внедрения увидели в компании?

На данный момент фабрика автоматизировала в системе GANDIVA коммуникации и сервисные услуги (командировки, такси, сотовая связь, запросы в ИТ, в АХО, в службу персонала, в службу главного инженера). Решение используется коммерсантами, конструкторами, технологами, закупщиками, проектантами, логистами, производство принимает заказ-наряды в работу от коммерческой службы.

Значимые изменения в управлении предприятием:

• Сотрудники поняли, что с каталогами стандартных запросов работать стало проще и удобнее. Изменилась культура общения – сделать формализованный запрос в системе быстрее, чем спорить на совещаниях.

• Сократилось количество документов и очередей в кабинеты, рабочих встреч, незапланированных совещаний и планерок.

• Автоматический контроль исполнения поручений в системе обеспечил рост исполнительской дисциплины.

• Стало легче и быстрее решать спорные ситуации: в любой момент можно подключить нужного участника в мобильном или стационарном приложении «Гандива».

• Получили экономию фонда оплаты труда. Сокращения персонала в компании не проводилось, но при возросшем объеме работ не пришлось нанимать новых сотрудников.

• Во время пандемии GANDIVA позволила вывести часть функционала компании на удаленную работу без потери их производительности.

• Моделирование бизнес-процессов помогло решить проблему смены руководителей. Если ранее в случае увольнения сотрудника с ним терялись и бизнес-процессы, то теперь они зафиксированы. Новому человеку не нужно «изобретать велосипед», а лишь использовать шаблоны бизнес-процессов как инструкцию.

Итоги в цифрах:

·         В 2,7 раза выросла средняя производительность сотрудников офиса.

·         В 3,6 раза выросло количество обращений в подразделения в системе.

·         На 36% увеличилось число онлайн согласований.

·         Время согласований сократилось на 80%.

·         В 3,2 раза выросло количество исполнителей в системе, что говорит о планомерном погружении подразделений офиса в работу по сервисной модели.

    Автор: Ольга Браун.

Email-рассылка